ان عمل الشعبة الادارية هو عمل متواصل مع باقي الشعب والوحدات الادارية والاقسام الموجودة في الكلية للارتقاء بمستوى الكلية الى احسن اداء والحصول على اعلى المراتب ضمن كليات الجامعة , وتعتبر الشعبة الادارية من الشعب المهمة في الكلية وذلك لكثرة الواجبات المناطة بها حيث تقوم هذه الشعبة بحفظ كل المعلومات الخاصة بمنتسبي الكلية من تدريسيين وموظفين وتحديثها بشكل دوري ومستمر , واستنادا للاوامر الجامعية الواردة الينا من رئاسة جامعة ديالى والاوامر الادارية ولقد حرصت الشعبةالادارية على مواكبة التطور الحاصل في شتى المجالات من خلال حرصنا على الاتصال الدوري والمستمر مع رئاسة جامعة ديالى / قسم الشؤون الادارية والحرص على استخدام النظام الامثل والبرامج الحديثة التي نستطيع من خلالها الارتقاء بمستوى افضل للشعبة الادارية واحسن اداء الذي يخدم مصلحة العمل في كليتنا العزيزة وخدمة للصالح العام وتستطيع ان تتعرف على واجبات الشعبة الادارية واهم الوحدات
التي تعمل ضمن هذه الشعبة وكما يلي:
انجاز الاوامرالادارية بالمباشرة والتعيين والانفكاك والاستقالة ونقل الخدمات للتدريسين والموظفين انجاز معاملات تغيير العنوان الوظيفي ومنح اللقب العلمي وكتب صحة الصدور للشهادة والتعيين. انجاز معاملات الترفيع والعلاوات السنوية للتدريسين والموظفين انجاز معاملات المفصولين السياسيين واضافة الخدمة اجابة المخاطبات الرسمية للجامعة والجهات الاخرى ومفاتحة هذه الجهات في كل مايخص منتسبي الكلية طباعة الاوامر الادارية والكتب الرسمية الخاصة بالاجازات والغيابات تعميم الاوامر والتوجيهات الى الشعب والوحدات واقسام الكلية كافة اصدار الاوامر الخاصة بالمكافآت وكتب الشكر والتقدير ومنح القدم الوظيفي واعداد خلاصة الخدمة ادامة سجلات الملاك وتثبيت منتسبي الكلية بعد مرور سنة على التعيين انجاز المعاملات التقاعدية للمنتسبين الذين يبلغون السن القانوني واصدارالاوامر بالانفكاك للاحالة على التقاعد اعداد احصائية شهرية بالمنتسبين الخاصة بالملاك انجاز وادامة معلومات المتغيرات الشهرية للمنتسبين في برنامج هيئة التقاعد الوطنية ادامة سجلات الخدمة والحفظ في الاضابير الشخصية للتدريسين والموظفين القيام بالارشفة الالكترونية للاضابير وحفظها على أقراص استلام وتسليم البريد الوارد من قبل معتمد الكلية وتسجيله توزيع البريد الصادر على الاقسام والوحدات داخل الكلية على المخولين للاستلام توزيع البريد الخارجي للجامعة والجهات الاخرى من قبل معتمد الكلية اعداد تقرير القوى العاملة شهريا وارسالها الى رئاسة الجامعة تحديث قاعدة البيانات على مستجدات الاوامر الادارية تزويد كافة الاقسام والوحدات والشعب والجامعة بالبيانات الخاصة بكادر الكلية تقديم كشف بالحضور والغياب اليومي الخاص بجهاز البصمة وبالمغادرات اليومية للموظفين القيام بالارشفة الالكترونية للكتب الصادرة والواردة وحفظها على أقراص نظافة مباني وحدائق الكلية وادامتها صيانة وتصليح الاليات اعداد كشوفات صرفيات الوقود متابعة السواق وصلاحية الاليات وادامتها اجراء الصيانة والتصليحات لمرافق الكلية ومنها الكهربائية والصحية صيانة المولدات ومتابعة صلاحيتها . 29- متابعة صرفيات الوقود والزيوت للمولدات تصليح اجهزة التكييف والتدفئة اعداد احصائية شهرية بالمنتسبين الخاصة بالملاك
توزيع مهام الشعبة الادارية
اصدار الاوامر الادارية بالمباشرة والتعيين انجاز معاملات تغيير العنوان الوظيفي ومنح اللقب العلمي انجاز كتب صحة الصدور للشهادة والتعيين انجاز معا ملات الترفيع والعلاوات السنوية انجاز معاملات المفصولين السيا سيين واضافة الخدمة ادامة سجلات الملاك اجابة المخاطبات الرسمية للجامعة والجهات الاخرى اصدار كتب الشكر والتقدير ومنح القدم وكتب التاييد اصدار اوامر الايفاد والانفكاك والمباشرة والاستقالة
ادامة معلومات المتغيرات الشهرية للمنتسبين في برنامج هيئة التقاعد الوطنية اصدار الاوامر بالانفكاك للاحالة على التقاعد انجاز المعاملات التقاعدية انجاز استمارات المتغيرات الشهرية
وحدة البيانات والاضابير الشخصية
الحفظ في الاضابير الشخصية ادامة سجلات الخدمة انجاز خلاصة الخدمة ملئ استمارات المسائلة والعدالة
وحدة الصادرة والواردة والاستنساخ
استلام وتسليم البريد الوارد والصادر وتسجيله . توزيع البريد الصادر على الاقسام والوحدات داخل الكلية على المخولين للاستلام . توزيع البريد الخارجي من قبل معتمد الكلية
ادخال الاوامر الادارية الى قاعدة البيانات ادخال الاوامر الادارية سجل وسكنر اعداد تقرير القوى العاملة شهريا تحديث قاعدة البيانات على مستجدات الاوامر الادارية تزويد كافة الاقسام ووحدات وشعب جامعة بالبيانات الخاصة بكادر الكلية
وحدة الاجازات والغيابات والارشفة الالكترونية
تقديم كشف بالحضور والغياب اليومي الخاص بجهاز البصمة تقديم كشف بالمغادرات اليومية للموظفين طباعة الاوامر الادارية والكتب الرسمية الخاصة بالاجازات والغيابات ارشفة الكتب الصادرة والواردة
نظافة مباني وحدائق الكلية وادامتها صيانة وتصليح الاليات . اعداد كشوفات صرفيات الوقود متابعة السواق وصلاحية الاليات وادامتها
اجراء الصيانة والتصليحات لمرافق الكلية ومنها الكهربائية والصحية . صيانة المولدات ومتابعة صلاحيتها . متابعة صرفيات الوقود والزيوت للمولدات تصليح اجهزة التكييف والتدفئة
وحدة الاستعلامات والدفاع المدني
متابعة دخول وخروج الموظفين متابعة دخول وخروج الزائرين تقديم كشف بالمغادرات للموظفين ادامة ادوات الحريق والمتحسسات وشمعات الماء وادامتها
